Раздел "Документы" предназначен для создания, управления и печати официальных документов на основе смет строительного объекта. Здесь вы можете формировать коммерческие предложения, договоры и акты выполненных работ с автоматическим заполнением данных из сметы. Большинство документов требует настройки под каждого пользователя (например Договор. Вам нужно составить свой текст договора и настроить переменные для привязки к объекту, клиенту...)
Назначение раздела документов
Раздел документов позволяет:
- Создавать КП: Формировать коммерческие предложения для заказчиков.
- Готовить договоры: Создавать договоры подряда с полными реквизитами.
- Формировать акты: Создавать акты выполненных работ с расчетами.
- Настраивать шаблоны: Использовать готовые шаблоны документов.
- Печатать документы: Выводить документы в различных форматах.
Доступ к разделу документов
Раздел документов доступен на странице каждого объекта:
- Навигация: Объекты → Выбор объекта → вкладка "Документы".
- Условия доступа: Необходимы права на просмотр объекта.
- Привязка к смете: Документы создаются на основе существующей сметы.
Типы документов
Система поддерживает три основных типа документов:
Коммерческое предложение (КП)
Документ для презентации услуг заказчику:
- Назначение: Предложение стоимости и условий работ.
- Содержание: Описание объекта, перечень работ, стоимость.
- Реквизиты: Данные исполнителя и заказчика.
- Сроки: Планируемые сроки выполнения работ.
Договор
Юридический документ, фиксирующий условия сотрудничества:
- Стороны: Полные реквизиты заказчика и исполнителя.
- Предмет договора: Описание строительных работ.
- Стоимость и сроки: Сумма договора и сроки выполнения.
- Ответственность сторон: Права и обязанности участников.
- Порядок расчетов: Условия оплаты и штрафные санкции.
Акт выполненных работ
Документ, подтверждающий факт выполнения работ:
- Основание: Ссылка на договор и смету.
- Перечень работ: Выполненные работы с объемами.
- Стоимость: Сумма к оплате за выполненные работы.
- Подписи сторон: Подтверждение приемки работ.
Создание документов
Процесс создания документа включает несколько этапов:
Шаг 1: Выбор типа документа
В разделе документов выберите тип создаваемого документа:
- Кнопки создания: "Создать КП", "Создать договор", "Создать акт".
- Выбор сметы: Укажите смету, на основе которой будет создан документ.
- Проверка данных: Система проверит наличие необходимых данных в смете.
Шаг 2: Настройка параметров
В редакторе документа настройте необходимые параметры:
Общие настройки
- Название документа: Автоматически генерируется или задается вручную.
- Дата документа: Текущая дата или указанная вручную.
- Номер документа: Автоматическая нумерация или ручной ввод.
Данные сторон
- Заказчик: Выбор из CRM или ручной ввод реквизитов.
- Исполнитель: Данные компании из настроек.
- Реквизиты: ИНН, КПП, адреса, банковские данные.
Содержание документа
- Описание объекта: Автоматическое заполнение из данных объекта.
- Перечень работ: Данные из сметы с группировкой по разделам.
- Стоимостные показатели: Итоговые суммы из расчетов сметы.
Шаг 3: Редактирование шаблона
Используйте встроенный редактор для настройки внешнего вида:
Элементы управления
- Блоки контента: Заголовки, таблицы, текст, подписи.
- Переменные: Автоматическая подстановка данных из сметы и CRM.
- Стили оформления: Шрифты, цвета, выравнивание.
- Логотипы и печати: Добавление фирменных элементов.
Переменные в шаблонах
В документах можно использовать переменные для автоматического заполнения:
- Из сметы: {СМЕТА.НАЗВАНИЕ}, {СМЕТА.СТОИМОСТЬ_ОБЩАЯ}.
- Из объекта: {ОБЪЕКТ.НАИМЕНОВАНИЕ}, {ОБЪЕКТ.АДРЕС}.
- Из CRM: {ЗАКАЗЧИК.НАИМЕНОВАНИЕ}, {ИСПОЛНИТЕЛЬ.ИНН}.
- Системные: {ДАТА}, {НОМЕР_ДОКУМЕНТА}.
Шаг 4: Сохранение документа
После настройки сохраните документ.
Управление документами
В разделе документов отображаются все созданные документы:
Список документов
Документы группируются по типам:
- Коммерческие предложения: Список всех КП с датами и статусами.
- Договоры: Перечень заключенных договоров.
- Акты: Документы о выполненных работах.
- Сортировка: По дате создания, названию, статусу.
Действия с документами
Для каждого документа доступны действия:
Просмотр и редактирование
- Открыть документ: Просмотр в редакторе с возможностью изменений.
- Копировать: Создание копии документа для нового использования.
- Переименовать: Изменение названия документа.
Печать и экспорт
- Печать: Вывод на принтер или сохранение в PDF.
- Экспорт: Сохранение в различных форматах (DOC, PDF, HTML).
- Email: Отправка документа заказчику по электронной почте.
Удаление
- Мягкое удаление: Перемещение в корзину для возможного восстановления.
- Окончательное удаление: Безвозвратное удаление документа.
- Очистка корзины: Удаление всех документов из корзины.
Ограничения тарифов
Функциональность документов зависит от тарифного плана:
- Количество документов: Лимит на число активных документов.
- Шаблоны: Доступность расширенных шаблонов.
- Экспорт: Форматы и качество экспорта.
- Интеграция: Возможности интеграции с внешними системами.